Une preuve de livraison vaut ce qu'elle prouve. Une signature montre que quelqu'un a signé. Une photo montre qu'un colis se trouvait quelque part. Un NIP montre que quelqu'un avait un code. Aucune de ces preuves, seule, ne montre que la bonne personne a reçu le bon article. Cet article explique ce que prouve chaque méthode de vérification de la livraison, ce qu'elle laisse ouvert, comment choisir la méthode selon le risque et comment garder sous contrôle les renseignements personnels qu'elle génère.
En bref
- Chaque méthode prouve autre chose : une signature prouve qu'une personne a signé, une photo prouve un lieu et un moment, un NIP prouve la possession d'un code et une vérification d'identité prouve l'identité à la porte.
- Choisissez la méthode selon l'enjeu. Une photo horodatée peut suffire pour des fournitures, alors qu'un original juridique ou un article réglementé peut exiger un destinataire nommé, une signature et une vérification d'identité.
- La preuve au ramassage compte autant que la preuve à la livraison. Consignez le nombre de pièces et leur état au moment de la remise.
- La vérification crée des renseignements personnels. Ne recueillez que ce dont vous avez besoin et convenez de la durée de conservation des registres de livraison.
Ce que prouve chaque méthode
| Méthode | Ce qu'elle prouve | Ce qu'elle laisse ouvert |
|---|---|---|
| Signature avec nom en lettres moulées et heure | Une personne a accusé réception, à une heure consignée | Si cette personne était le destinataire prévu, à moins que le nom soit comparé à la commande |
| Livraison au destinataire nommé seulement | L'envoi est allé à la personne que vous avez nommée, pas à un comptoir | Si la personne était bien celle qu'elle prétendait être, à moins qu'une pièce d'identité soit vérifiée |
| Vérification d'identité | La personne à la porte correspondait à la pièce d'identité présentée | Rien sur l'état de l'article, et la vérification elle-même devrait être consignée sans copier plus que nécessaire |
| Photo de l'envoi à destination | L'article se trouvait à un endroit à un moment donné | Qui l'a reçu, et s'il y est resté |
| Photo du document signé ou de la remise | Une trace visuelle de l'échange | La photo montre ce que la caméra a vu, pas ce que contenait le colis |
| NIP ou code à usage unique | La personne qui reçoit avait un code communiqué à l'avance | Si le code a été transmis à quelqu'un d'autre |
| Horodatage et localisation | Quand et où la livraison a été consignée | Si la personne consignée était la bonne |
Choisir la méthode selon le risque
| Niveau de risque | Contenu typique | Vérification raisonnable |
|---|---|---|
| Faible | Fournitures, colis non sensibles | Une photo à destination, avec horodatage et localisation |
| Moyen | Documents d'affaires, équipement, fournitures médicales courantes | Une signature avec nom en lettres moulées, comparée à la commande |
| Élevé | Originaux juridiques, dossiers confidentiels, spécimens, articles réglementés | Un destinataire nommé, une signature et une vérification d'identité |
| Critique | Originaux irremplaçables, articles contrôlés ou de grande valeur | Tout ce qui précède, plus un NIP communiqué séparément et une photo de la remise |
Pour les registres de chaîne de possession correspondants, consultez notre guide sur la chaîne de possession.
Le ramassage compte aussi
Bien des différends naissent au ramassage, pas à la livraison. Un court registre à la remise en prévient la plupart.
- Le nombre de pièces et une brève note sur l'état de l'emballage.
- Les numéros de scellés, si l'envoi est scellé. Notre article sur l'emballage inviolable explique comment les utiliser.
- Le nom de la personne qui l'a remis et l'heure.
- Tout élément inhabituel, comme une boîte endommagée ou une étiquette manquante.
Vie privée : la vérification crée des renseignements personnels
Une signature, une photo d'une personne à une porte et une vérification d'identité sont toutes des renseignements personnels. La loi québécoise sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé s'applique aux renseignements personnels traités dans le cadre d'une entreprise, comme l'explique notre guide sur la loi 25 et la livraison par coursier. Des habitudes pratiques qui cadrent avec cette approche :
- Vérifiez l'identité visuellement si possible et ne consignez que le nécessaire, comme le type de pièce et le fait qu'elle a été vérifiée.
- Ne copiez ni ne photographiez les numéros de pièce d'identité sans réel besoin.
- Évitez les photos qui captent des passants ou le contenu d'un document.
- Convenez avec le coursier de la durée de conservation des registres de livraison et de qui peut les consulter.
- Mettez l'entente par écrit pour les livraisons sensibles.
Quand les choses ne se passent pas comme prévu
- Le destinataire nommé est absent. Décidez d'avance si le coursier doit attendre, appeler, garder l'article ou le livrer à une autre personne nommée.
- Le destinataire refuse de signer. Postes Canada indique que son service de documents Xpresspost Certifié retourne alors l'article à l'expéditeur. Demandez à tout coursier quelle est sa procédure.
- Le comptoir de sécurité de l'immeuble offre d'accepter l'envoi. Précisez dans les instructions si c'est permis.
- La pièce d'identité ne correspond pas. Le coursier ne devrait pas remettre l'article et devrait appeler la personne-ressource que vous avez indiquée.
Comment préciser la vérification à la réservation
- Nommez le destinataire et précisez si quelqu'un d'autre peut signer.
- Précisez si une vérification d'identité est exigée et ce que le coursier doit consigner.
- Précisez si une photo est souhaitée, et de quoi.
- Communiquez tout NIP séparément de la réservation, au destinataire seulement.
- Précisez ce qui doit se passer si le destinataire est indisponible.
- Demandez quand et comment vous recevrez la preuve.
Lire une preuve de livraison
Quand le registre arrive, vérifiez que le nom correspond à la commande, que l'heure et la localisation sont plausibles, que la signature est lisible, que le nombre de pièces correspond et que les notes sur l'état sont consignées. Une preuve qui semble anormale est beaucoup plus facile à soulever le jour même qu'une semaine plus tard. En cas de dommage ou de perte, consultez notre guide sur les réclamations.
Questions Fréquentes
Une photo du colis devant la porte est-elle une preuve de livraison ?
Elle prouve que l'article se trouvait à un endroit à un moment donné. Elle ne montre ni qui l'a reçu ni s'il y est resté. Pour tout ce qui est sensible, ajoutez la signature d'un destinataire nommé.
Un coursier doit-il copier ou photographier la pièce d'identité du destinataire ?
Habituellement, une vérification visuelle suffit, avec une note indiquant qu'elle a été faite. Copier une pièce d'identité augmente la quantité de renseignements personnels que vous détenez. Décidez d'avance ce qui doit être consigné et demandez au coursier ce qu'il fait.
Qu'est-ce qu'une livraison avec NIP ?
Le destinataire reçoit un code séparément de la réservation et le donne au chauffeur à la porte. Cela renforce la confiance que la bonne personne reçoit l'article, tant que le code n'est communiqué qu'à elle.
Que se passe-t-il si le destinataire nommé n'est pas disponible ?
Cela dépend de vos instructions. Vous pouvez demander au coursier d'attendre, d'appeler une personne-ressource, de garder l'article ou de le livrer à une autre personne nommée. Précisez laquelle d'avance.
Combien de temps faut-il conserver les registres de livraison ?
Assez longtemps pour régler un différend, et pas plus que nécessaire. Convenez de la durée avec votre coursier et avec votre responsable de la protection des renseignements personnels, le cas échéant.
Prouver ce qui compte, ne recueillir que le nécessaire
La bonne vérification est celle qui prouve ce que vous aurez besoin de prouver plus tard, et rien de plus. Choisissez-la selon le risque, consignez le ramassage aussi soigneusement que la livraison et traitez les renseignements personnels que la vérification crée avec autant de soin que l'envoi lui-même.
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Sources et lectures complémentaires
- LégisQuébec : Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (P-39.1, page en anglais)
- Postes Canada : aperçu des services de colis au Canada (page en anglais)