La plupart des retards qui semblent la faute du coursier commencent avant l'arrivée du chauffeur : un colis qui n'est pas prêt, une adresse sans numéro de local, une boîte trop grande pour le véhicule envoyé. Dix minutes de préparation en évitent la plupart. Cette liste de vérification passe en revue ce qu'il faut décider avant de réserver, ce qu'il faut faire avant l'arrivée du chauffeur et ce qu'il faut confirmer à la remise.
Étape un : Avant de Réserver
- Mesurez et pesez l'envoi. La répartition choisit le véhicule d'après vos chiffres. Une estimation fausse entraîne un second trajet ou un ramassage refusé.
- Comptez les pièces. Dites « trois boîtes », pas « quelques articles ». Le compte est aussi votre première vérification à la remise.
- Décidez ce qui est urgent. Si l'échéance est ferme, dites-le. Voyez ce que signifie « urgent » en livraison.
- Vérifiez s'il y a des éléments réglementés ou sensibles. Batteries, glace sèche, échantillons et marchandises à température contrôlée ne sont pas des colis ordinaires. Notre guide sur les marchandises dangereuses explique pourquoi vous devez d'abord en informer le coursier.
- Réunissez des adresses complètes. Incluez le local ou l'unité, le code d'entrée, le quai de chargement, l'étage, le code postal et un numéro de cellulaire pour quelqu'un sur place.
Étape deux : Emballer Selon le Type d'Article
| Ce que vous envoyez | Emballage | À éviter |
|---|---|---|
| Documents papier | À plat dans une enveloppe rigide ou une pochette à dos rigide; glisser dans une pochette les pages qui ne doivent pas se plier | Agrafes et plis sur les articles qui doivent rester propres |
| Articles fragiles | Envelopper chaque pièce séparément et utiliser assez de rembourrage pour que rien ne bouge dans la boîte | Une boîte si grande que l'article se déplace |
| Liquides | Sceller les contenants, les placer dans des sacs étanches et ajouter de la matière absorbante | Bouchons mal fixés et contenants en contact les uns avec les autres |
| Électronique | Emballage d'origine si possible; sac antistatique pour les composants; rembourrage de tous les côtés | Câbles ou batteries libres qui frappent l'appareil |
| Articles lourds | Une boîte ou une caisse solide, avec poignée ou sangle si une personne doit la porter | Boîtes surdimensionnées que le chauffeur ne peut pas soulever en toute sécurité |
| Plusieurs pièces pour une même adresse | Numéroter chaque pièce, par exemple « 1 de 3 », et coller une liste de colisage dans la première | Des pièces séparées sans référence commune |
Pour des secteurs précis, nos guides sur les documents originaux, les cas dentaires et les composants d'aéronef rotables donnent plus de détails.
Étape trois : L'Étiquetage
Une bonne étiquette est courte, complète et à deux endroits : à l'extérieur, et sur une fiche à l'intérieur du colis au cas où l'étiquette extérieure serait endommagée. Indiquez :
- Le nom du destinataire, l'entreprise, l'adresse complète et un numéro de cellulaire.
- Votre propre nom et numéro, au cas où le chauffeur devrait joindre l'expéditeur.
- Un numéro de référence, comme un numéro de bon de commande ou de dossier.
- Les consignes de manutention utiles, comme « fragile », « haut » ou « garder au frais ».
- Aucun renseignement confidentiel à l'extérieur. Mettez-les sur la fiche à l'intérieur.
Retirez ou couvrez les anciennes étiquettes des boîtes réutilisées, car un chauffeur ou un lecteur optique pourrait lire la mauvaise.
Étape quatre : Les Documents
Collez une copie de la liste de colisage et des formulaires requis dans une pochette à l'extérieur, et gardez-en une copie. Selon le mandat, il peut s'agir d'une facture, d'un formulaire douanier, d'un certificat de remise en service ou d'une ordonnance. Pour un envoi transfrontalier, voyez les notions de livraison transfrontalière. Si vous ne savez pas quels documents accompagnent un envoi, demandez à la répartition avant que le chauffeur ne parte.
Étape cinq : Être Prêt à l'Arrivée du Chauffeur
- Placez l'envoi près de l'entrée, pas dans un bureau du fond.
- Avisez la réception ou la sécurité qu'un chauffeur s'en vient et donnez-leur le nom.
- Ayez une personne disponible pour remettre le colis et signer.
- Confirmez le nombre de pièces à la remise, et conservez le reçu de ramassage.
- Si l'horaire change, informez la répartition dès que vous le savez.
Erreurs de Préparation Courantes
- Numéro de local ou d'unité manquant.
- Poids ou taille sous-estimés.
- Ne pas mentionner que le contenu est fragile, réglementé ou sensible à la température.
- Personne au point de ramassage pour libérer le colis.
- Préparer un envoi avant que les documents requis n'aient été signés.
Si vous voulez saisir comment la préparation influence le prix, notre guide sur ce qui détermine le coût d'un coursier montre pourquoi des détails exacts rapportent.
Questions Fréquentes
Que dois-je faire avant qu'un coursier ramasse mon colis ?
Le mesurer et le peser, compter les pièces, l'étiqueter clairement à l'intérieur et à l'extérieur, joindre les documents et vous assurer que quelqu'un est disponible pour le remettre. Informez la répartition de tout ce qui est fragile, réglementé ou urgent au moment de réserver.
Comment étiqueter un colis pour la livraison par coursier ?
Utilisez une étiquette claire avec l'adresse complète et le numéro de cellulaire du destinataire, vos propres coordonnées et un numéro de référence, et placez une fiche en double à l'intérieur. N'inscrivez aucun renseignement confidentiel à l'extérieur.
Dois-je dire au coursier ce que contient le colis ?
Oui, au moins en termes généraux. Un contenu fragile, réglementé, de grande valeur ou sensible à la température change la façon dont le coursier manipule et transporte le colis.
Et si mon colis est plus gros que prévu ?
Informez la répartition dès que vous le savez. Le coursier devra peut-être envoyer un autre véhicule, et un changement tardif se règle mieux qu'une surprise à la porte.
Devrais-je garder une copie des documents que j'envoie ?
Oui. Gardez des copies de la liste de colisage et des formulaires, et numérisez les documents irremplaçables avant qu'ils ne partent.
Dix Minutes Maintenant Valent une Heure Plus Tard
La préparation est la partie la moins coûteuse de toute livraison. Des chiffres exacts, une adresse complète, une étiquette claire et une personne prête à remettre le colis éliminent la plupart des raisons pour lesquelles un ramassage tourne mal. Quand la préparation est solide, le coursier peut faire la seule chose pour laquelle il est là : déplacer l'article rapidement.
Si vous voulez de l'aide pour trouver l'emballage ou le niveau de service qui convient à un envoi précis, décrivez-le au moyen du formulaire de soumission ou posez une question sur la page de contact, et notre équipe vous conseillera. Notre glossaire des termes de messagerie explique les termes que vous verrez sur les formulaires.
À lire aussi : l'emballage inviolable pour les envois par coursier.